Integritetsguide

En melding fra Oxe

Oxe Prosjekt AS («Oxe») er forpliktet til urokkelig integritet og høye standarder for forretningsetikk i alt vi gjør, spesielt i våre relasjoner med Oxes leverandører, entreprenører, konsortiepartnere og konsulenter (samlet omtalt som “Leverandører”). Oxe baserer sine leverandørrelasjoner på lovlige, effektive og rettferdige praksiser, og Leverandører må overholde gjeldende lover og forskriftskrav i sine forretningsforhold, slik det er beskrevet i denne Oxe Integritetsveiledningen for Leverandører, Entreprenører og Konsulenter (heretter kalt “Veiledningen”) i forbindelse med sine aktiviteter for Oxe.

Leverandører er ansvarlige for å sikre at de selv og deres ansatte, arbeidere, representanter, leverandører og underleverandører overholder de standardene for atferd som er fastsatt i denne Veiledningen, samt andre kontraktsmessige forpliktelser overfor Oxe. Ta kontakt med din kontaktperson hos Oxe eller en av Oxes innkjøpere hvis du har spørsmål om denne Veiledningen eller om forretningsetiske standarder som alle Oxes leverandører må oppfylle.

Forpliktelser som Leverandør til Oxe

Som leverandør til Oxe forplikter du deg til følgende:

Respektfull arbeidsplass: Du skal (i) følge gjeldende lover og forskrifter som regulerer lønn, arbeidstid, overtidsbetaling, rekruttering og arbeidskontrakter; (ii) tillate arbeidere å fritt velge om de vil organisere seg eller bli medlem av foreninger de selv ønsker for kollektive forhandlinger, slik det er gitt av lokal lov eller forskrift; (iii) forby diskriminering, trakassering og gjengjeldelse; og (iv) behandle alle arbeidere rettferdig og med respekt.

Helse, miljø og sikkerhet: Du skal (i) overholde gjeldende lover og forskrifter om helse, miljø og sikkerhet (HMS); (ii) gi arbeidere en trygg og sunn arbeidsplass; og (iii) sikre at du ikke påvirker lokalsamfunnet negativt. Dersom boliger tilbys eller ordnes, må de oppfylle vertslandets sikkerhetsstandarder.

Tvangsarbeid: For å respektere menneskerettighetene til dine ansatte og andre i din virksomhet og aktiviteter for Oxe, inkluderer dette følgende: (i) å forby bruk av tvangsarbeid, inkludert fengselsarbeid eller gjeldsarbeid, og sikre at arbeidstakere ikke blir utsatt for noen form for fysisk, seksuell eller psykisk tvang, utnyttelse, vold, tvang eller umenneskelig behandling, eller andre former for menneskehandel; (ii) sikre at arbeidstakeres identitets- eller immigrasjonsdokumenter ikke blir holdt tilbake eller ødelagt; (iii) tillate at arbeidere kan si opp sin ansettelse, av hvilken som helst grunn, med rimelig varsel; (iv) sikre at rekrutteringsavgifter av noe slag ikke blir trukket fra arbeidernes lønn eller på annen måte belastet arbeidere; (v) forby bruk av svindelaktige eller villedende rekrutteringspraksiser; (vi) sikre at, ved avslutning av arbeidsforholdet, blir arbeidere refundert for sine hjemreiseutgifter (for arbeidere rekruttert utenfor landet); og (vii) gi arbeidere arbeidsvilkår og -betingelser på et språk de forstår.

Barnearbeid og unge arbeidere: Du skal (i) forby ansettelse av arbeidere under seksten (16) år (eller lokal lovlig alder hvis høyere); og (ii) forby ansettelse av arbeidere under atten (18) år (eller lokal lovlig alder hvis høyere) for farlig arbeid.

Samarbeid med myndigheter, uriktige betalinger og relasjoner med Oxe-ansatte og representanter: Du skal opprettholde og håndheve (i) en politikk som krever overholdelse av lovlige forretningspraksiser, inkludert et forbud mot bestikkelser; (ii) et forbud mot å tilby eller gi, direkte eller indirekte, noe av verdi som vil utgjøre en bestikkelse eller tilbakebetaling, inkludert, men ikke begrenset til, kontanter, gaver, underholdning, jobbtilbud eller andre former for fordeler, til noen Oxe-ansatt, Oxe-representant, Oxe-kunde eller til en offentlig tjenestemann i forbindelse med noen Oxe-anskaffelse, transaksjon eller forretningsavtale; og (iii) godta å levere støtteinformasjon til Oxe når det blir bedt om.

Konkurranselov: Ikke dele eller utveksle priser, kostnader eller annen konkurranseinformasjon eller delta i samarbeidende praksis med noen tredjepart med hensyn til en foreslått, pågående eller nåværende Oxe-anskaffelse.

Immaterielle rettigheter: Respektere Oxes og tredjeparts immaterielle rettigheter, inkludert alle patenter, varemerker, opphavsrettigheter og forretningshemmeligheter.

Sikkerhet og personvern: Du skal (i) respektere individuelle personvernrettigheter ved å samle inn, håndtere og beskytte Oxe-personopplysninger på en ansvarlig og lovmessig måte; (ii) implementere og opprettholde passende fysiske, administrative og tekniske kontroller som oppfyller Oxe-standarder og er utformet for å sikre sikkerheten og konfidensialiteten til Oxe-konfidensiell informasjon for å forhindre uautorisert eller ulovlig ødeleggelse, endring, modifisering eller utilsiktet tap av Oxe-konfidensiell informasjon; og (iii) beskytte leverandørens drift og fasiliteter mot utnyttelse av kriminelle eller terroristiske individer og organisasjoner.

Handelskontroller og tollspørsmål: Ikke overføre Oxe-teknisk informasjon til noen tredjepart uten uttrykkelig skriftlig tillatelse fra Oxe, og overholde alle gjeldende handelskontrolllover og forskrifter ved import, eksport, gjeneksport eller overføring av varer, tjenester, programvare, teknologi eller tekniske data, inkludert eventuelle restriksjoner på tilgang eller bruk av uautoriserte personer eller enheter.

Kontroll og skatterett: Sørge for at alle fakturaer og eventuelle toll- eller lignende dokumenter som sendes til Oxe eller myndigheter eller revideres av tredjeparter i forbindelse med transaksjoner som involverer Oxe, nøyaktig beskriver de leverte varene og tjenestene og prisen på disse, samt sikre at alle dokumenter, kommunikasjon og regnskap er nøyaktige og ærlige, og ikke delta i handlinger som kan anses som skatteunndragelse eller tilrettelegging for skatteunndragelse.

Ansvarlig mineralinnkjøp: Du skal (i) vedta retningslinjer og etablere systemer for å anskaffe tantal, tinn, wolfram, gull og andre sjeldne jordmineraler fra kilder som ikke direkte eller indirekte finansierer væpnede grupper i Den demokratiske republikken Kongo eller konfliktutsatte høyrisikoområder; og (ii) gi støtteinformasjon om din forsyningskjede for tantal, tinn, wolfram, gull eller andre forespurte sjeldne jordmineraler til Oxe når det blir bedt om det, på en plattform som skal angis av Oxe.

Interessekonflikter: Unngå alle interessekonflikter eller situasjoner som gir inntrykk av en potensiell interessekonflikt. En relevant interessekonflikt oppstår vanligvis når personlige interesser forstyrrer eller ser ut til å forstyrre leverandørens evne til å utføre arbeidet/tjenestene uten partiskhet. Leverandører forventes å varsle Oxe dersom en faktisk eller potensiell interessekonflikt oppstår. Dette inkluderer eventuelle situasjoner med potensielle eller tilsynelatende konflikter mellom leverandørens eller deres ansattes personlige interesser og Oxes interesser.

Få hjelp – Hvordan stille et spørsmål eller melde en bekymring

Med forbehold om lokale lover og eventuelle juridiske begrensninger som gjelder slik rapportering, forventes det at hver Oxe-leverandør informerer Oxe umiddelbart om enhver bekymring relatert til denne Veiledningen som påvirker Oxe, enten det involverer leverandøren eller ikke, så snart leverandøren har kjennskap til en slik hendelse. Oxe-leverandører må også ta de nødvendige skritt som Oxe rimelig kan be om for å bistå Oxe i undersøkelsen av slike hendelser som involverer Oxe og leverandøren.

Rask rapportering er avgjørende — et spørsmål eller en bekymring kan reises av en Oxe-leverandør på følgende måter:

• Ved å diskutere det med en Oxe-leder; ELLER
• Ved å ringe Oxe: +47 934 06 404 ELLER
• Ved å sende e-post til [email protected]

Merk: Leverandører trenger ikke være sikre på at et brudd har skjedd, men bør reise en bekymring når det foreligger en god tro på at noe upassende, et lovbrudd eller et brudd på retningslinjer har funnet sted. Oxe undersøker grundig hver integritetsbekymring som reises og iverksetter nødvendige tiltak der det er hensiktsmessig.

Oxe forbyr gjengjeldelse mot enhver person som rapporterer en slik bekymring.